La domanda di conciliazione deve prevedere i seguenti elementi obbligatori:
- Nome del Cliente o utente finale e del delegato, ove presente;
- Recapito telefonico e indirizzo di posta elettronica del Cliente o Utente finale o del delegato, ove presente;
- Denominazione dell’Operatore;
- POD/PDR o codice identificativo della fornitura cui si riferisce la domanda o, ove non disponibili, indirizzo della fornitura;
- Oggetto, valore della controversia e descrizione della problematica lamentata, corredati dalla documentazione relativa e dell’indicazione delle ragioni della pretesa e degli eventuali elementi di prova.
Alla domanda di conciliazione devono essere allegati obbligatoriamente:
- Copia del documento di identità in corso di validità della Parte;
- Copia del reclamo o del rinvio in conciliazione disposto in sede giudiziale;
- Copia della ricevuta o avviso di ricezione del reclamo da parte dell’Operatore o gestore, se presente;
- Copia della risposta dell’Operatore o Gestore, se presente;
- Copia della delega al rappresentante della Parte con potere di conciliare e transigere e del documento di identità del delegato, ove sia presente il delegato;
- Dichiarazioni, ai sensi dell’art. 76 del D.P.R. n. 445/00:
- Che per la controversia non sia pendente o non stato esperito un tentativo di conciliazione ai sensi dell’art. 3 del “TICO”;
- Della data di invio del reclamo all’Operatore
- Accettazione delle previsioni di cui agli articoli 12.3 (secondo tale disposizione, a seguito di un eventuale insuccesso della procedura di conciliazione, le Parti non possono utilizzare le informazioni e/o dichiarazioni apprese durante tale procedura in un eventuale successivo giudizio, arbitrato o procedimento contenzioso promosso dalle stesse in relazione al medesimo oggetto, salvo il consenso della Parte da cui le informazioni e/o dichiarazioni provengono) e 12.4 (secondo tale disposizione, le Parti non possono chiamare a testimoniare in un eventuale giudizio il Conciliatore, personale del Servizio Conciliazione, né deferire loro il giuramento decisorio su fatti e circostanze relative alla procedura) del “TICO”.
Qualora la domanda di conciliazione risulti incompleta rispetto agli elementi sopra prescritti, il Servizio Conciliazione, entro il termine di 7 giorni dalla ricezione della domanda, invita la Parte che ha attivato la procedura al perfezionamento e all’integrazione della domanda medesima da effettuarsi entro il termine di 7 giorni dalla ricezione della comunicazione, decorso inutilmente il quale la domanda è improcedibile ed è archiviata. Di tale archiviazione è data comunicazione alla Parte.